Documentação para abrir empresa: saiba o que é solicitado durante o processo

A abertura de empresas é um processo complexo e requer atenção aos detalhes para garantir que tudo esteja em conformidade com a legislação.

Dentro do complexo processo de formalização de uma empresa, a correta preparação e apresentação dos documentos exigidos é uma etapa de suma importância

Essa diligência não só assegura a regularidade do novo negócio, mas também estabelece uma base sólida para futuras operações e expansões. 

Portanto, você está em busca de orientações claras e precisas sobre este processo? Continue a leitura do artigo que preparamos para você saber tudo sobre toda a documentação necessária para abrir sua empresa!

Informação de qualidade é um investimento valioso para o sucesso do seu empreendimento. Boa leitura!

O que é a abertura de empresas?

A abertura de empresas é o processo pelo qual um empreendedor estabelece juridicamente seu negócio, garantindo sua formalização, legalização e regularização perante os órgãos competentes.

Trata-se de um conjunto de etapas que envolvem desde a elaboração do contrato social até a obtenção das licenças e alvarás necessários para o funcionamento da empresa. 

Conheça um pouco mais sobre cada uma delas.

Formalização 

Inclui a obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), registro nos órgãos competentes, como Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, além da solicitação de alvarás e licenças específicas para o ramo de atividade.

Legalização

Abrange o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, como o recolhimento de impostos, a emissão de notas fiscais, a contratação de funcionários dentro das normas trabalhistas, entre outros requisitos.

Regularização

Consiste em manter a empresa em conformidade com as exigências legais ao longo do seu funcionamento, atualizando registros, renovando alvarás e cumprindo as obrigações fiscais e contábeis.

No coração de cada uma destas etapas, está o processo de organizar os documentos corretos para abrir empresa.  Saiba, agora, o que é solicitado durante o processo.

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Qual a documentação para abrir empresa?

Abrir uma empresa requer a apresentação de uma série de documentos essenciais, que variam de acordo com a natureza jurídica e a atividade da empresa.

É fundamental ter um cronograma bem elaborado, antecipando-se sobre todos os documentos necessários, a fim de reduzir o tempo e o ônus no processo.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)

Como já abordado no processo fundamental para a formalização abrir uma empresa, é necessário obter o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal.

Esse cadastro identifica a empresa perante os órgãos governamentais e permite a emissão de notas fiscais. O procedimento pode ser realizado online, por meio do site da Receita Federal.

Contrato Social

O Contrato Social é um documento fundamental para a abertura de uma empresa. Ele estabelece as regras e direitos dos sócios, além de definir a estrutura jurídica da empresa. 

Geralmente, é elaborado com o auxílio de um contador especializado no segmento de atividades de sua empresa e registrado em um Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.

Inscrição estadual

A Inscrição Estadual é necessária para empresas que realizam operações de compra e venda de mercadorias sujeitas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Ela deve ser obtida junto à Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa fixará domicílio fiscal.

Registro na Junta Comercial

O Registro na Junta Comercial é necessário para formalizar a constituição da empresa e é obrigatório para a maioria dos tipos de negócios.

Ele comprova a existência legal da empresa e permite que ela exerça suas atividades de forma regular.

Inscrição Municipal

A Inscrição Municipal é o registro necessário para que a empresa possa exercer suas atividades dentro do município, sendo uma das principais documentações para abrir empresa.

Ela deve ser solicitada junto à Prefeitura Municipal e é obrigatória para a obtenção do alvará de funcionamento.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é o documento emitido pela Prefeitura Municipal que autoriza o funcionamento da empresa.

Para obtê-lo, é necessário atender a todas as exigências legais e normas municipais, como adequação do espaço físico e cumprimento das normas de segurança.

Alvará do Corpo de Bombeiros

O Alvará do Corpo de Bombeiros é exigido para atestar a regularidade das instalações da empresa quanto às medidas de segurança contra incêndios.

A obtenção deste alvará envolve a realização de vistorias e a implementação de medidas de prevenção e combate a incêndios.

Alvará da vigilância sanitária

O Alvará da Vigilância Sanitária é obrigatório para empresas que atuam nos seguintes ramos:

• Alimentos;
• Saúde;
• Estética, apenas para citar alguns.

Ele garante que a empresa cumpre as normas sanitárias e possui condições adequadas para a prestação de serviços.

Licença ambiental

A Licença Ambiental é uma documentação exigida para abrir empresas que possuem impacto ambiental em suas atividades.

Ela visa garantir a preservação do meio ambiente e a regularização das práticas adotadas pela empresa.

A obtenção dessa licença envolve o cumprimento de normas e regulamentações específicas.

Cadastro na Previdência Social

O Cadastro na Previdência Social é um documento necessário para cumprir as obrigações relacionadas à seguridade social dos colaboradores, como o recolhimento das contribuições previdenciárias. Ele deve ser realizado junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) ou por meio do eSocial.

Instrumentos fiscais

Os instrumentos fiscais –  como notas fiscais, livros contábeis e outros documentos – , são essenciais para o controle e registro das operações fiscais da empresa.

Eles devem estar em conformidade com as legislações fiscais e podem variar de acordo com o tipo de atividade da empresa.

É importante ressaltar que a documentação necessária pode variar de acordo com a legislação local e a natureza jurídica da empresa. 

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Quais documentos pessoais precisam ser apresentados para abertura de empresas?

Além de consolidar toda a documentação para a formalização e registrar a empresas, existem, ainda, as exigências de documentação para abrir empresa. 

Deste modo, geralmente são necessários os seguintes documentos pessoais do titular ou dos membros do corpo societário:

1. Documento de Identificação

Pode ser o RG (Registro Geral) ou a CNH (Carteira Nacional de Habilitação) para pessoas físicas. Para estrangeiros, é comum apresentar o Passaporte ou a Carteira Nacional de Estrangeiro.

2. Cadastro de Pessoa Física

O Cadastro de Pessoa Física (CPF) é obrigatório para todas as pessoas físicas no Brasil e deve ser apresentado no processo de abertura de empresas.

3. Comprovante de Residência

Um documento que comprove o endereço residencial do titular ou dos membros do corpo societário, como uma conta de luz, água, telefone ou extrato bancário.

Geralmente, é exigido que o comprovante esteja no nome da pessoa ou, caso esteja em nome de terceiros, é necessário apresentar uma declaração de residência assinada pelo titular da conta.

4. Estado Civil

Dependendo do tipo de empresa a ser aberta, pode ser necessário apresentar documentos que comprovem o estado civil, como certidão de casamento ou certidão de nascimento.

5. Cônjuge 

Em alguns casos, especialmente quando se trata de Sociedade Limitada (LTDA), é necessário apresentar documentos pessoais do cônjuge do titular ou dos sócios, como RG, CPF e comprovante de residência.

É importante ressaltar que esses são documentos gerais e que podem variar dependendo do tipo de empresa, localidade e da legislação específica do país.

É sempre recomendável consultar um contador ou advogado especializado para obter a lista completa de documentos necessários de acordo com as suas circunstâncias específicas.

Qual a importância de uma contabilidade para reunir os documentos para abrir empresa?

A contabilidade desempenha um papel fundamental na abertura de empresas, especialmente quando se trata de reunir a documentação necessária.

Veja abaixo algumas razões que destacam a importância da contabilidade nesse processo:

Conformidade legal

A contabilidade tem conhecimento sobre as exigências legais e regulatórias para a abertura de empresas.

Ela pode orientar o empresário ou empreendedor sobre os documentos necessários e os requisitos específicos de acordo com a legislação em vigor.

Isso ajuda a evitar problemas legais e garante que a empresa esteja em conformidade desde o início.

Organização da documentação

A contabilidade possui expertise em organizar e gerenciar a documentação necessária para a abertura de empresas.

Um suporte contábil de qualidade pode ajudar a garantir que todos os documentos estejam completos, atualizados e corretamente preenchidos, evitando atrasos, e retrabalhos no processo de abertura.

Redução de erros e penalidades

A contabilidade possui conhecimento atualizado sobre as regras contábeis e fiscais, o que ajuda a evitar erros na documentação e a minimizar o risco de penalidades ou multas por parte dos órgãos governamentais.

Além disso, a contabilidade pode auxiliar na correta aplicação dos procedimentos contábeis, evitando equívocos que possam afetar a saúde financeira da empresa.

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