Regularizar CNPJ: Como Fazer e Qual o Prazo

Regularizar o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é uma necessidade que muitos empresários enfrentam, seja por pendências fiscais, mudanças cadastrais ou ajustes em obrigações acessórias.

Manter o CNPJ regularizado é fundamental para o bom funcionamento da empresa, permitindo o acesso a crédito, a participação em licitações, entre outros benefícios.

Neste artigo, vamos explicar como regularizar CNPJ, quais são os passos necessários e qual o prazo para regularização.

Se você está em busca de informações para manter a situação cadastral de sua empresa em dia, este guia é para você.

Por Que Regularizar o CNPJ?

Antes de abordarmos o processo de como regularizar CNPJ, é importante entender por que essa ação é essencial. O CNPJ é a identidade da empresa junto à Receita Federal e outros órgãos públicos.

Quando há irregularidades, o negócio pode ter suas atividades limitadas, sofrer bloqueios em contas bancárias e até perder clientes e fornecedores que preferem não negociar com empresas em situação irregular.

Manter o CNPJ regularizado é necessário para garantir a conformidade fiscal, obter certidões negativas e até para o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Além disso, a regularização evita problemas com o fisco e pode facilitar o crescimento do seu negócio.

Principais Motivos para a Irregularidade do CNPJ

Existem diversas razões pelas quais um CNPJ pode se tornar irregular.

Algumas das mais comuns são:

Pendências Fiscais: A falta de pagamento de impostos, como o ICMS, ISS ou impostos federais, pode resultar na irregularidade do CNPJ.
Inadimplência de Obrigações Acessórias: Empresas devem enviar regularmente declarações e documentos fiscais, como o SPED, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e outros relatórios. A omissão dessas obrigações também leva à irregularidade.
Cadastro Desatualizado: Mudanças de endereço, nome dos sócios, atividade econômica e outras informações devem ser atualizadas na Receita Federal. O não cumprimento dessas atualizações pode gerar problemas para a empresa.
Pendências com a Previdência e a Caixa Econômica Federal: Empresas que não cumprem com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias também podem ter o CNPJ bloqueado.
Cancelamento pelo Simples Nacional: Empresas que não estão em dia com o Simples Nacional podem ser excluídas do regime, o que impacta diretamente a regularidade do CNPJ.

Como Regularizar o CNPJ em Passo a Passo

Abaixo, detalhamos os principais passos para regularizar CNPJ e assegurar que sua empresa esteja em conformidade com todas as obrigações fiscais e cadastrais.

1. Verifique a Situação do CNPJ

O primeiro passo é entender a situação atual do CNPJ. Acesse o site da Receita Federal e consulte o status do seu CNPJ.

Com isso, você poderá identificar quais pendências estão impactando a situação da empresa, sejam elas fiscais, cadastrais ou relacionadas a declarações não enviadas.

2. Resolva Pendências Fiscais

Para regularizar CNPJ, é necessário quitar qualquer pendência fiscal que a empresa possua. Isso pode incluir o pagamento de impostos atrasados, taxas e contribuições devidas ao governo.

Caso não seja possível pagar o valor total das dívidas de imediato, a Receita Federal e alguns estados oferecem opções de parcelamento que facilitam a quitação.

3. Atualize Informações Cadastrais

Mudanças no quadro societário, endereço, atividade econômica (CNAE), entre outras, devem ser informadas à Receita Federal para manter o cadastro atualizado.

Utilize o programa Coletor Nacional da Receita para alterar os dados e enviar uma solicitação de atualização cadastral.

Para algumas mudanças, como endereço e quadro societário, pode ser necessário também realizar a atualização nos órgãos municipais e estaduais competentes, como a Junta Comercial e a Secretaria da Fazenda.

4. Regularize Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são declarações e documentos que as empresas devem enviar periodicamente à Receita Federal e a outros órgãos. Entre as mais comuns estão a Declaração de Informações Econômico Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e o SPED.

A regularização dessas declarações é essencial para regularizar CNPJ e evitar multas.

Se a empresa deixou de enviar alguma obrigação acessória, é necessário transmiti-la, mesmo que com atraso. Para isso, recomenda-se contar com a ajuda de um contador.

5. Emita Certidões Negativas

Após resolver pendências fiscais e atualizar os dados cadastrais, é interessante emitir certidões negativas de débitos. Essas certidões comprovam que a empresa não possui dívidas com o governo e podem ser solicitadas para o CNPJ junto à Receita Federal, INSS e à Caixa Econômica Federal.

Certidões negativas são importantes porque permitem à empresa participar de licitações, obter crédito em bancos e fechar contratos. Manter as certidões em dia é um passo importante para garantir a conformidade do negócio.

Qual o Prazo para Regularizar o CNPJ?

Não há um prazo específico para regularizar CNPJ. No entanto, é recomendável que a regularização seja feita o mais rápido possível, pois pendências podem resultar em multas e outras complicações fiscais e administrativas.

Em casos de exclusão do Simples Nacional, por exemplo, a empresa tem até 30 dias para recorrer. Já no caso de débitos fiscais, quanto mais rápido forem pagos ou parcelados, menores serão os encargos adicionais.

Para situações de alteração cadastral, é recomendável realizar as atualizações logo após a mudança na empresa (como endereço ou quadro societário), pois atrasos podem resultar na suspensão do CNPJ até a resolução.

Consequências de Manter o CNPJ Irregular

Empresas que mantêm o CNPJ em situação irregular podem enfrentar diversos problemas, tais como:

Dificuldade em Acessar Linhas de Crédito: Instituições financeiras costumam negar crédito a empresas com pendências fiscais ou cadastrais.
Bloqueio de Operações Bancárias: Dependendo do grau de irregularidade, o CNPJ pode ser bloqueado, dificultando operações bancárias e o gerenciamento financeiro da empresa.
Perda de Clientes e Fornecedores: Muitos clientes e fornecedores exigem que a empresa esteja regularizada para fechar negócios. A situação irregular pode levar à perda de parcerias comerciais.
Exclusão de Programas de Incentivo Fiscal: A exclusão do Simples Nacional, por exemplo, resulta em aumento de impostos e custos para a empresa.
Risco de Multas e Ações Judiciais: Empresas que não cumprem com suas obrigações fiscais e cadastrais estão sujeitas a multas e processos administrativos ou judiciais.