Como fazer a gestão de férias e licenças da empresa

A  fazer a gestão de férias e licenças da empresa é um componente crucial no ambiente organizacional, pois se relaciona diretamente com a valorização, integração e manutenção do capital humano.

Deste modo, elaborar uma política de férias adequada é essencial para o sucesso de qualquer negócio e a satisfação dos funcionários: ao garantir direitos básicos e atender às necessidades dos colaboradores, a empresa possibilita que eles desempenhem suas atividades com máximo desempenho.

O processo pode parecer simples, apenas agendando o período de descanso remunerado dos funcionários em datas não conflitantes, correto? 

Entretanto, as complexidades deste tipo de programa não para por aí. É preciso estabelecer um cronograma estratégico que considere o tempo de serviço de cada membro da equipe e  mapeie os períodos em que a empresa precisa de toda sua força de trabalho operando a todo vapor. 

Diante disso, ficou em dúvidas sobre como fazer a gestão de férias e licenças da empresa? 

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Boa leitura!

O que é a gestão de férias e licenças da empresa?

A gestão de férias é um processo administrativo e estratégico que visa organizar e controlar os períodos de descanso dos colaboradores de uma empresa, conforme as leis trabalhistas vigentes.

Como já abordado, esta gestão é fundamental para garantir o cumprimento dos direitos dos funcionários, bem como para manter a produtividade e a satisfação no ambiente de trabalho.

A gestão de férias  e licenças deve respeitar a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – mais especificamente segundo o artigo 129 –, que estabelece as regras e os prazos para a concessão de férias e o pagamento dos respectivos valores.

As principais obrigações da empresa no que diz respeito à gestão de férias incluem:

• Acompanhar o período aquisitivo de férias de cada funcionário: o período aquisitivo é o tempo necessário para que o colaborador tenha direito a 30 dias de férias, geralmente um ano de trabalho;
• Conceder férias dentro do período concessivo: após o período aquisitivo, a empresa deve conceder as férias ao funcionário em até 12 meses, chamado de período concessivo;
• Pagar o adicional de um terço do salário: a empresa deve pagar o valor correspondente a um terço do salário do funcionário antes do início das férias;
• Comunicar as férias por escrito com antecedência mínima de 30 dias: a empresa deve informar ao funcionário sobre as férias com, no mínimo, 30 dias de antecedência;
• Registrar as férias na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): a empresa deve anotar as férias no documento oficial do funcionário, garantindo o registro e a comprovação do cumprimento da legislação trabalhista.

Qual a diferença entre férias e licenças?

Férias e licenças são dois conceitos distintos no contexto trabalhista, embora ambos envolvem períodos em que o funcionário se afasta temporariamente do trabalho. A principal diferença entre eles está na origem e na finalidade desses afastamentos.

Férias

• Direito garantido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) a todos os funcionários com carteira assinada após 12 meses completos de trabalho, também conhecido como período aquisitivo;
• O objetivo das férias é proporcionar descanso e lazer ao trabalhador, permitindo que ele recupere sua energia física e mental, melhorando sua qualidade de vida e desempenho no trabalho;
• A duração das férias varia de acordo com a quantidade de faltas injustificadas do funcionário, podendo ser de 30, 24, 18 ou 12 dias corridos;
• Durante as férias, o funcionário recebe seu salário normal acrescido de um terço do valor, conforme determina a lei.

Licenças

• Afastamentos concedidos por motivos específicos, previstos em lei ou acordados entre empregador e empregado;
• As licenças podem ser remuneradas ou não, dependendo do tipo e das condições estabelecidas;
• Alguns exemplos de licenças são: licença-maternidade, licença-paternidade, licença médica (por doença ou acidente de trabalho), licença para casamento, licença para luto, licença para tratamento de saúde, entre outras;
• A duração das licenças varia conforme o motivo do afastamento e as disposições legais ou contratuais aplicáveis.

Agora que você já compreende o conceito de férias e licenças, é momento de adquirir mais conhecimento estratégico para  fazer a gestão de férias e licenças da empresa. 

Como elaborar uma estratégia eficiente de gestão de Férias em sua empresa? 

Um plano bem elaborado para férias e licenças contribui para equilibrar a carga de trabalho das equipes, garantindo que as atividades sejam realizadas com qualidade e produtividade sem sobrecarregar indivíduos em específico.

Isso porque, ao permitir que os funcionários tirem suas férias e licenças regularmente, a empresa consegue manter a equipe motivada e engajada, o que se reflete em melhores resultados para o negócio.

Para fazer a gestão de férias e licenças da empresa de modo assertivo, é importante seguir um cronograma lógico bem elaborado. Vamos às etapas? 

Planeje as saídas por férias e licenças

O primeiro passo para fazer uma gestão eficiente de férias e licenças é o planejamento. É importante que as empresas tenham um calendário de férias e licenças que seja divulgado com antecedência para os funcionários, de forma que todos possam se programar com antecedência.

Claro, licenças podem chegar inesperadamente, o que nos leva à segunda fase da gestão de férias e licenças da empresa.

Gerenciando as solicitações de férias e licenças

Quando um funcionário solicita férias ou licença, é importante que a empresa tenha um processo claro e bem definido para lidar com essas solicitações.

É fundamental que a empresa tenha uma política de férias e licenças conhecida por todos os funcionários e que inclua informações sobre prazos para solicitação, período máximo de descanso permitido e o que fazer em caso de imprevistos.

Lidando com situações imprevistas

Por mais que a empresa tenha um planejamento eficiente, é possível ocorrerem situações imprevistas que afetem a gestão de férias e licenças.

Por exemplo, pode haver uma emergência médica ou um projeto que precise ser entregue com urgência.

Nesses casos, é importante que a empresa tenha um plano de contingência para lidar com as solicitações de última hora.

Invista em uma cultura compartilhamento de informações

Uma cultura de compartilhamento de informações é uma atividade que parece estar alheia à gestão de férias e licenças da empresa ao primeiro olhar. 

Entretanto, ela é  fundamental para garantir a continuidade e eficiência das operações empresariais quando funcionários saem de férias ou tiram licenças. Essa prática traz diversos benefícios para a empresa e seus colaboradores, como:

Facilita a transição: Quando as informações são compartilhadas, os colegas de equipe entendem melhor as funções e responsabilidades uns dos outros, possibilitando a delegação de tarefas e a transição temporária de responsabilidades;

Reduz o impacto na produtividade: o acesso a informações e recursos necessários para executar as tarefas de colegas ausentes reduz o impacto negativo na produtividade e mantém os projetos e processos em andamento;

Melhoria no desenvolvimento profissional: o incentivo  ao compartilhamento de conhecimentos promove a aprendizagem contínua e o desenvolvimento profissional de seus colaboradores, aumentando a polivalência e a capacidade de adaptação da equipe a diferentes funções e demandas;

Fortalece o trabalho em equipe: A cultura de compartilhamento de informações estimula a colaboração, a comunicação e a confiança entre os membros da equipe, estimulando o senso de pertencimento e o engajamento dos colaboradores.

Dicas úteis para a gestão de férias e licenças

Veja a seguir algumas dicas para facilitar o processo de gestão de suas férias e licenças.

1. Automatize o processo de solicitação de férias e licenças por meio de um sistema de gerenciamento de recursos humanos. Isso tornará o processo mais eficiente e evitará erros de comunicação.
2. Estabeleça um período do ano em que as férias dos funcionários são restritas, como em épocas de maior demanda de trabalho.
3. Incentive os funcionários a tirarem férias. Férias regulares ajudam a manter a motivação e a produtividade dos funcionários.

Considere oferecer benefícios adicionais, como um bônus ou um dia extra de férias, para funcionários que não usem todo o seu período de férias ou que sejam flexíveis com suas datas de férias.

Quais os benefícios de  fazer a gestão de férias e licenças da empresa?

A gestão adequada das férias garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista, evitando multas e penalidades decorrentes do descumprimento das normas estabelecidas pela CLT.

Além disso, uma gestão eficiente de férias e licenças também pode ajudar a melhorar a produtividade e a motivação da equipe, o que pode ter um impacto positivo nos resultados da empresa. 

• Manutenção da produtividade;
• Valorização e bem-estar dos colaboradores;
• Retenção de talentos;
• Melhoria na imagem da empresa;

Lembre-se de que a legislação trabalhista brasileira estabelece regras específicas para a gestão de férias e licenças, como a obrigação de pagar um terço a mais do salário durante as férias.

Certifique-se de estar em conformidade com essas regras para evitar problemas trabalhistas.

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