DEFIS: o que é e como emitir a declaração?

O DEFIS, sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é um documento crucial para as empresas optantes pelo Simples Nacional, incluindo os Microempreendedores Individuais (MEI) sob regime de SIMEI, que não possuam débitos pendentes. 

Esta declaração é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais, fornecendo à Receita Federal e aos órgãos de fiscalização informações socioeconômicas e fiscais relevantes da empresa. 

Este artigo detalha o que é o DEFIS e como proceder para sua emissão de forma correta e eficiente.

Entendendo o DEFIS

O DEFIS é uma declaração anual obrigatória para as empresas enquadradas no Simples Nacional, que substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) para a maioria das empresas, exceto para o MEI, que continua a declarar a DASN-SIMEI. 

O objetivo principal do DEFIS é informar os rendimentos, ganhos de capital, número de empregados, entre outras informações econômicas e fiscais do ano-calendário anterior.

Quem Deve Emitir

• Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, incluindo aquelas sem movimentação financeira (inativas) no ano de referência.
• MEIs com empregados contratados, uma vez que o MEI sem funcionários declara sua receita anualmente por meio da DASN-SIMEI.

Informações Necessárias

Para preencher o DEFIS, é necessário ter em mãos:

• Faturamento total do ano-calendário anterior;
• Ganhos de capital e rendimentos de aplicações financeiras, se houver;
• Informações sobre a folha de pagamento (número de empregados, remunerações, etc.);
• Dados sobre a participação em outras empresas, se aplicável.

Como Emitir a Declaração

Passo 1: Acesso ao Sistema

O DEFIS é emitido exclusivamente através do Portal do Simples Nacional, acessando o módulo do "Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D)".

Passo 2: Preenchimento das Informações

Dentro do sistema, selecione a opção para preenchimento do DEFIS referente ao ano-calendário correspondente. Insira todas as informações solicitadas, que devem refletir fielmente os dados econômicos e fiscais da empresa.

Passo 3: Revisão e Envio

Antes de enviar, revise cuidadosamente todas as informações inseridas para garantir sua exatidão. Erros ou omissões podem resultar em multas ou necessidade de retificação futura. Após a revisão, proceda com o envio da declaração.

Passo 4: Comprovante de Entrega

Após o envio, é gerado um comprovante de entrega do DEFIS. Guarde este documento, pois ele comprova a regularidade da empresa perante as obrigações fiscais do Simples Nacional.

Prazos

O prazo para a entrega do DEFIS normalmente vai até o dia 31 de março do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere a declaração. No entanto, é crucial verificar anualmente possíveis alterações no prazo de entrega.

Conclusão

A entrega do DEFIS é uma etapa essencial para manter a regularidade fiscal de empresas optantes pelo Simples Nacional. Uma declaração correta e no prazo evita problemas legais e facilita a gestão fiscal da empresa. 

O processo de emissão, embora simples, exige atenção aos detalhes e precisão nas informações fornecidas. 

Empresas que se sentem inseguras ou que preferem garantir a máxima eficiência podem considerar o apoio de serviços de contabilidade especializados, assegurando a tranquilidade e a conformidade com as obrigações fiscais.