Como abrir um espaço de Coworking: um guia prático

Abrir um espaço de coworking tornou-se uma oportunidade lucrativa. Estes negócios estão experimentando uma expansão significativa, com o aumento do teletrabalho e o crescimento contínuo da área de prestação de serviços no Brasil, modalidade que, em muitos casos, permite o atendimento remoto.

O número de espaços dedicados a oferecer um ambiente funcional para quem trabalha em modalidades flexíveis cresceu 63% nos últimos 4 anos, além de assumir formas diversas entre si.

Isso representa um mar de oportunidade para quem tem criatividade para empreender neste ramo, atraindo a atenção de investidores e grandes marcas.

No entanto, para investir nessa área, é essencial ter conhecimento para garantir a organização financeira e a conformidade fiscal adequada.

Neste guia prático, exploraremos os passos fundamentais para abrir e administrar com sucesso um espaço de coworking.

Pensando em abrir o seu? Então continue lendo e saiba como começar.

O que são coworkings?

Coworkings, ou espaços de trabalho compartilhados, são ambientes projetados para atender às necessidades de profissionais independentes, freelancers, empreendedores e empresas de todos os tamanhos que buscam um local flexível para trabalhar.

Eles oferecem uma alternativa aos escritórios tradicionais, proporcionando um espaço de trabalho colaborativo e produtivo.

Em um coworking, indivíduos e equipes podem alugar estações de trabalho, escritórios privativos ou salas de reuniões por períodos flexíveis, como horas, dias ou meses.

Esses espaços geralmente são equipados com comodidades modernas, como conexão à internet de alta velocidade, áreas de convivência, café, impressoras e muito mais.

O principal atrativo dos coworkings é a oportunidade de compartilhar um ambiente de trabalho inspirador com profissionais de diversas áreas, o que pode estimular a criatividade, promover colaborações e expandir redes de contatos.

Além disso, eles oferecem flexibilidade geográfica, permitindo que os usuários escolham locais convenientes para atender às suas necessidades.

Coworkings têm se tornado uma solução cada vez mais popular em um mundo onde o trabalho remoto e a flexibilidade são valorizados, tornando-se uma escolha atraente para aqueles que buscam uma alternativa dinâmica aos escritórios tradicionais.

Modelos de Coworking: diferentes negócios para se investir

Existem vários formatos de coworking, adaptados para atender às diversas necessidades e preferências de profissionais independentes, empresas e empreendedores.

Aqui estão alguns dos principais modelos de coworking que podem ser encontrados:

Espaços de Coworking Tradicionais

Estes são os espaços mais comuns, onde profissionais independentes alugam estações de trabalho compartilhadas em um ambiente de escritório colaborativo.

Escritórios Privativos em Coworking

Muitos espaços de coworking oferecem escritórios privativos para equipes ou empresas que desejam um espaço exclusivo.

Coworking Temático

Alguns espaços de coworking são temáticos e são projetados para atender a um nicho específico de profissionais. Por exemplo, existem coworkings focados em tecnologia, design, saúde, entre outros.

Cada modelo tem suas próprias vantagens e pode ser adaptado às necessidades específicas dos usuários.

A escolha do perfil do negócio depende do tipo de trabalho que você realiza e de suas preferências pessoais.

Como abrir um coworking: guia prático

Abrir e promover a legalização de um coworking no Brasil envolve vários passos legais e administrativos. Abaixo, apresento um guia prático para ajudar a orientar você no processo:

Plano de Negócios

Antes de iniciar qualquer processo de abertura, é fundamental elaborar um plano de negócios que detalhe a visão, a estratégia, a pesquisa de mercado, os custos estimados e as projeções financeiras para o seu espaço de coworking.

Escolha da Localização

Escolha uma localização estratégica para o seu coworking. Uma localização estratégica para um coworking precisa ter fácil acesso, estar em uma área com demanda por espaços de trabalho flexíveis, próxima a redes de transporte público e atrações comerciais, e oferecer conveniência para os membros, como restaurantes e serviços próximos.

Estrutura Legal

Para definir a estrutura legal de um espaço de coworking, é fundamental considerar alguns fatores.

Primeiro, avalie a estrutura de propriedade: se será uma Empresa Individual, Sociedade Limitada, ou outra Natureza Jurídica.

Em seguida, leve em conta a responsabilidade dos fundadores, os objetivos comerciais e a legislação local.

Também é importante definir as responsabilidades contratuais com os membros do coworking.

Registro na Receita Federal

Registre sua empresa na Receita Federal para obter um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).

Isso é fundamental para cumprir os requisitos fiscais e legais associados à operação de um espaço de coworking.

Certifique-se de fornecer informações precisas durante o registro, incluindo a atividade econômica relacionada a serviços de escritório compartilhado, para que a Receita Federal classifique sua empresa corretamente.

Registro na Junta Comercial

Realize o registro da sua empresa na Junta Comercial do seu estado. Cada estado pode ter requisitos específicos, portanto, verifique as diretrizes locais.

Alvará de Funcionamento

Obtenha um alvará de funcionamento junto à prefeitura da cidade em que seu coworking estará localizado. Isso é essencial para operar legalmente.

Licenças e Autorizações Específicas

Verifique se há licenças ou autorizações específicas necessárias para atividades adicionais que você planeja oferecer, como, por exemplo:

Venda de alimentos;
Comércio de bebidas;
Realização de eventos,
Dentre outros.

Regularização Ambiental

Em alguns casos, pode ser necessário obter uma licença de regularização ambiental, dependendo do tipo de local e atividades realizadas.

Cadastro na Previdência Social

Realize o cadastro da sua empresa na Previdência Social (INSS) para fins de recolhimento de contribuições previdenciárias.

Elaboração de Contratos

Elabore contratos de locação de estações de trabalho ou escritórios privativos para seus membros. Certifique-se de incluir os termos e condições, preços e obrigações claras.

Contabilidade e Tributação

Contrate um contador ou escritório de contabilidade para cuidar das obrigações fiscais da sua empresa. Certifique-se de entender as obrigações tributárias e mantenha registros financeiros precisos.

Regularização Trabalhista

Se você tiver funcionários, siga todas as leis trabalhistas e registre-os de acordo com a legislação trabalhista brasileira.

Segurança e Normas Sanitárias

Garanta que seu espaço de coworking atenda a todas as normas de segurança e saúde, incluindo extintores de incêndio, saídas de emergência e regras de higiene.

Registre-se na Prefeitura

Registre-se na Prefeitura Municipal para regularizar sua empresa no âmbito local e viabilizar o devido recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS), que é devido sobre as mensalidades dos membros.

Marketing e Lançamento

Após completar todas as etapas de regularização, você está pronto para abrir um espaço de coworking. Comece a promover seu espaço de coworking para atrair membros. Invista no marketing digital, para uma ampla abrangência a baixos custos.

Como otimizar custos no Coworking e aumentar a ocupação média, aumentando a lucratividade?

Otimizar custos e aumentar a ocupação média são estratégias essenciais para aumentar a lucratividade de um espaço de coworking. Aqui estão algumas dicas para alcançar esse objetivo:

Gerenciamento Eficiente de Custos

Negocie Contratos de Locação: Tente negociar aluguéis competitivos com os proprietários dos imóveis. Locais com aluguéis mais baixos podem aumentar sua margem de lucro.
Economia de Energia: Instale iluminação e sistemas de climatização eficientes em termos energéticos para reduzir os custos com eletricidade.
Manutenção Preventiva: Realize manutenção preventiva regular para evitar despesas com reparos importantes no futuro.
Gestão de Suprimentos: Mantenha um controle rigoroso dos suprimentos de escritório, café e outras despesas operacionais para evitar desperdícios.
Gestão de Pessoal: Mantenha uma equipe eficiente e flexível de acordo com a demanda do seu espaço de coworking. Evite contratar mais funcionários do que o necessário.

Estratégias de Preços e Promoção

Preços Competitivos: Mantenha preços competitivos para atrair uma ampla gama de profissionais independentes e empresas.
Planos Flexíveis: Ofereça planos flexíveis que atendam às diferentes necessidades dos membros, como planos por hora, dia, semana e mês.
Programas de Fidelidade: Crie programas de fidelidade ou descontos para membros que renovam contratos de longo prazo.
Parcerias: Estabeleça parcerias com empresas locais para oferecer descontos ou benefícios exclusivos aos seus membros.
Marketing Eficiente: Invista em marketing online e offline para aumentar a visibilidade do seu espaço de coworking. Utilize estratégias de SEO para atrair clientes online.

Aumentar a Ocupação Média

Diversificação de Serviços: Ofereça uma variedade de serviços, como salas de reunião, eventos e treinamentos, para atrair diferentes tipos de profissionais.
Coworking Temáticos: Considere a possibilidade de criar espaços de coworking temáticos que atendam a nichos específicos, como tecnologia, design ou saúde.
Flexibilidade de Horários: Ofereça opções de horários flexíveis para atender a profissionais com diferentes horários de trabalho.
Programas de Indicação: Crie programas de indicação que recompensem os membros por trazerem novos clientes para o espaço.
Excelente Atendimento ao Cliente: Mantenha um excelente atendimento ao cliente para garantir que os membros estejam satisfeitos e mais propensos a renovar seus contratos

Por fim, lembre-se de que as leis e regulamentações podem variar de estado para estado e de cidade para cidade no Brasil.

Portanto, é altamente recomendável buscar orientação legal e contábil profissional para garantir que você esteja cumprindo todas as obrigações e regulamentações locais.

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